Kenapa Meeting Bisa Lebih Lama dari yang Dijadwalkan?
Meeting sudah menjadi bagian dari rutinitas sehari-hari karyawan karena komunikasi dan koordinasi merupakan bagian penting dalam menjalankan pekerjaan, terutama di lingkungan kerja modern yang melibatkan kolaborasi banyak pihak. Melalui meeting, tim dapat menyamakan tujuan, membahas progres pekerjaan, mengatasi hambatan, serta memastikan setiap orang berada pada arah yang sama. Namun, sering kali meeting berjalan lebih lama dari yang dijadwalkan sehingga memengaruhi berbagai rencana kerja lainnya yang sebelumnya telah ditargetkan. Bukan hanya soal waktu, penyebab meeting berjalan lebih lama dari biasanya bisa dipengaruhi oleh banyak hal. Lantas, apa saja yang biasanya memengaruhi meeting berjalan lebih lama dari yang dijadwalkan? Ini dia rangkumannya!
1. Agenda tidak terstruktur
Agenda yang tidak terstruktur dapat menjadi salah satu penyebab utama meeting berlangsung lebih lama dari waktu yang dijadwalkan. Tanpa daftar topik yang jelas, urutan pembahasan, atau batas waktu pada setiap poin, diskusi sering kali berkembang ke arah yang tidak direncanakan. Peserta dapat dengan mudah membahas hal-hal di luar prioritas atau kembali pada topik yang seharusnya sudah selesai dibahas. Keputusan juga menjadi sulit dibuat karena tidak ada fokus utama atau indikator kapan sebuah pembahasan dapat dianggap selesai.
2. Fasilitas teknologi tidak memadai
Fasilitas teknologi yang tidak memadai dapat menjadi salah satu faktor utama yang membuat meeting berjalan lebih lama dari biasanya. Ketika perangkat seperti proyektor, layar presentasi, koneksi internet, mikrofon, atau speaker tidak berfungsi dengan baik, proses penyampaian materi menjadi terhambat. Waktu yang seharusnya digunakan untuk diskusi dan pengambilan keputusan justru terbuang untuk memperbaiki perangkat, mencari solusi teknis, atau menunggu koneksi stabil.
3. Tidak ada peralatan pendukung diskusi
Tidak adanya peralatan yang mendukung diskusi dapat membuat meeting berlangsung lebih lama dari biasanya karena peserta tidak dapat menyampaikan ide atau informasi dengan cara yang efektif. Peralatan seperti papan tulis, spidol, pointer, sticky notes, atau perangkat presentasi membantu proses brainstorming, penjelasan konsep, dan penyusunan rencana menjadi lebih terstruktur. Proses pencatatan manual atau diskusi tanpa visual juga dapat membuat peserta sulit memahami inti pembahasan sehingga diskusi harus diulang atau diperjelas kembali.
4. Internet lambat
Internet yang lambat membuat meeting berlangsung lebih lama dari yang dijadwalkan karena koneksi yang tidak stabil akan menghambat jalannya komunikasi. Ketika koneksi internet tidak memadai, peserta meeting bisa mengalami delay suara hingga kesulitan berbagi dokumen atau screen sharing. Waktu yang seharusnya digunakan untuk meeting akan terbuang karena perlu menunggu koneksi kembali stabil atau menyelesaikan gangguan teknis yang muncul.
Meeting Praktis dan Efisien di Connext yang Tersedia di Telkom Landmark Tower
Meeting bisa dilakukan dengan cepat dan efektif jika tempatnya mendukung karena lingkungan yang nyaman dan fasilitas yang lengkap membantu meeting berjalan dengan lancar. Tempat meeting yang baik biasanya memiliki pencahayaan ideal, kursi yang nyaman, tata ruang yang rapi, serta suhu ruangan yang stabil sehingga peserta tidak mudah terdistraksi. Selain itu, fasilitas pendukung seperti layar presentasi, sound system, koneksi internet stabil, dan alat tulis membuat jalannya meeting lebih efisien dan minim hambatan teknis.
Semua ini bisa ditemukan di ruang meeting yang tersedia di coworking space Connext yang ada di Telkom Landmark Tower. Dirancang menyesuaikan gaya kerja masa kini, ruang meeting yang tersedia dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang mendukung jalannya meeting dengan praktis dan efisien. Ruangnya yang cukup besar juga bisa menampung meeting dengan tim atau rekan bisnis. Bukan hanya nyaman, meeting di ruangan yang tepat juga membantu diskusi mencapai kesepakatan dengan baik.
Comments